Ini merupakan tool baru General Ledger. Untuk mengimpor data Jurnal Transaksi dari file excel 2003.
Menunya ada di Menu Utama - GL Transaction - Import/Ekspor
IMPORT DATA
Filename diisi dengan : path dan nama file excel.
Sheet : Nama sheet.
Setelah diisi klik tombol ‘Import’.
Kalau ada data yang salah maka akan muncul pesan peringatan, kemudian kita harus membetulkan file tersebut, dan data temporary yang masuk ditolak. Untuk mencegah kesalahan data yang masuk ke dalam sistem.
Kalau datanya sudah benar, dan tidak ada pesan peringatan, nanti akan muncul pesan ‘Sukses !’. Data berhasil diangkat ke dalam sistem.
Macam-macam pesan kesalahan yang mungkin muncul :
1. Data tidak boleh ada yang kosong.
Data di dalam tabel tidak boleh ada yang kosong. Cell juga tidak boleh ada yang kosong.
Baris paling bawah juga tidak boleh kosong.
Untuk menghapus baris paling bawah, caranya. Baris paling bawah, kemudian baris kosong dibawahnya di-select sampai kira-kira cukup banyak – klik kanan – delete rows.
2. Format Number salah.
Pada kolom bertipe angka, diisi data bukan angka, misalnya data string.
Format angka 0 juga tidak boleh ‘-‘ (strip), karena akan disangka string.
3. Format Tanggal salah.
Pada kolom bertipe tanggal, diisi data bukan tipe tanggal, misal data angka.
4. Entity, Account Currency, atau Cost Center tidak ada di tabel!
Nanti akan muncul baris yang dianatara tabel diatas tidak ada. Coba dicari dan dicek entity, account, dst. Kalau tidak ada isi dulu di tabel entity, acoount, atau currensy, dst.
5. Exchange Rate belum diinput!
Akan muncul baris yang tabel Exchange Rate-nya belum diinput. Masuk ke menu Multiple Currency – Currency Maintenance. Cari currency-nya, kalau belum ada input currency baru, misal US$. Trus diisi Start Date dan Expired Date, dan Rate. Misal 1 Januari 2010 – 8 Januari 2010 Rate US$ 9.000.
Sehingga data yang ada di Jurnal Transaksi, rate-nya cocok dengan di tabel Exchange Rate.
6. Debit-Credit not balance!
Akan muncul baris yang debit dan creditnya tidak balance. Koreksi dulu file excelnya dengan disamakan debit dan creditnya.
7. Panjang karakter Nomor Journal atau Deskripsi Journal melebihi batas!
Misal jumlah karakter nomor Journal 50 karakter, melebihi ukuran fieldnya yang sebesar 30 karakter. Nomor Journal ini sebagai ID Unik dari suatu journal yang harus identik dan tidak perlu terlalu panjang, sehingga memboroskan database.
8. GL Calendar belum diset atau GL Calendar telah diclosed!
Akan muncul baris yang bermasalah, selanjutnya lihat tanggal Journal. Kemudian buka menu GL Setup – GL Calendar Maintenance, Isi tahun periode, Begin Date dan End Date, pada subform pilih Entity.
Apabila seluruh kemungkinan diatas sudah dikoreksi, data benar semua, kemudian apabila ada data sama (nomor Journal sudah ada) akan ada pertanyaan, ‘Replace Data?’. Kalau tidak mau di-replace (transaksi import batal) pilih No, kalau mau di-replace pilih Yes, maka Journal yang sama tersebut akan ditimpa dengan data import.
EKSPOR DATA
Untuk ekspor data, pilih Menu Utama – GL Transaction – Export GL
Akan ada form tampilan seperti dibawah :
Tanggal, untuk mem-filter data yang mau di-ekspor. Misal kalau ingin mengekspor data bulan Oktober 2010, isi Tanggal dengan 1-Okt-10 dan 31-Okt-10,
Entity, untuk memfilter data berdasarkan Entity. Misal kalau hanya ingin Entity Kantor Pusat. Maka isi Entity dengan ‘Kantor Pusat’ dan ‘Kantor Pusat’. Kalau ingin Cabang s.d. Kantor Pusat, maka isi dengan ‘Cabang’ dan ‘Kantor Pusat’ (berdasarkan abjad).
Journal, untuk memfilter data berdasarkan Nomor Journal.
Filename, diisi dengan path dan filename atau klik tombol disebelahnya untuk menampilkan Dialog Explorer File.
Klik tombol ‘Ekspor’ untuk meng-ekspor data.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar